Gemeenteraad Elburg stemt in met regionaal archief

De gemeenteraad van Elburg kan instemmen met de komst van een nieuw regionaal archief. Naast Elburg nemen hieraan deel de vier Noord-Veluwse gemeenten Oldebroek, Nunspeet, Harderwijk en Ermelo. Tevens treden toe Hattem, Heerde en Epe die nu een gezamenlijk archief hebben. De overige vijf gemeenten hebben op dit moment ieder nog een eigen archief. Door de raad werd met een hamerklap ingestemd met het voorstel. 

Wijnand Kooijmans

Burgemeester Jan Nathan Rozendaal is blij met de nieuwe samenwerking. Onder meer omdat aan het archief dan ook het Hanze-archief van Hattem kan worden toegevoegd. Nu zijn alleen de archieven van Elburg en Harderwijk beschikbaar. Waar de definitieve plek komt van het gezamenlijke archief is nog niet bekend. Het huidige gemeentekantoor in Oostendorp is hiervoor te klein. Het kan zijn, zo geeft Rozendaal zijn, dat tijdelijk een ruimte moet worden gehuurd voor een nieuwe locatie is gevonden.

De meeste archieven zijn op dit moment niet goed op orde en zouden moeten worden aangepast op grond van de huidige regels. Het in orde brengen van de archieven van Hattem, Heerde en Epe komt voor rekening van deze drie gemeenten zelf. 

De nieuwe Wet gemeenschappelijke regeling 2021 heeft overheden verplicht de huidige regeling aan te passen. Digitalisering en wijzigende maatschappelijke opvattingen over (digitale) toegankelijk van informatie stellen nieuwe eisen aan informatiebeheer en archieven. Niet alleen wat betreft technische oplossingen maar ook qua benodigde expertise. 

Door het wordt aangegeven dat de maatschappelijke relevantie van betrouwbare informatie, vastgelegd in goed beheerde archieven die de authenticiteit en betrouwbaarheid van de vastgelegde informatie waarborgen, zeker in het digitale tijdperk steeds groter wordt. Ook is het besef gegroeid dat archieven niet alleen bewaard worden om bewaren, maar dat de verhalen die erin besloten liggen ook in het licht van de historische erfgoedwaarde van archieven nadrukkelijker worden verbonden aan maatschappelijke initiatieven rondom erfgoed, cultuurhistorie, toerisme en recreatie. 

De personeelsleden die bij de gemeenten nu verantwoordelijk zijn voor het beheer van het archief gaan over in dienst van het nieuwe archief. Hierover vindt vooraf nog overleg plaats met de ondernemingsraad van de gemeente Elburg. Ook komt er een bestuur met een vertegenwoordiger van iedere gemeente. Dit nieuwe bestuur kiest zelf de voorzitter. Die wordt bekend na 1 juli 2025 wanneer het nieuwe archief van start gaat.  

Els Baauw (VVD) vraagt zich of er ook extra eisen worden gesteld aan de fysieke toegankelijkheid van het nieuwe archief. Dat wordt meegenomen bij de keuze voor de nieuwe locatie. De totale kosten worden geraamd op 1.858.000 euro. De gemeente Elburg moet hiervan 266.540 euro voor rekening nemen. Dat is zo’n zesduizend euro meer dan nu wordt uitgegeven aan het huidige archief. In 2028 vindt een nieuwe verdeling plaats op basis van het inwonertal van de deelnemende gemeenten.